Teams Rooms vs BYOM: Welke oplossing past bij jou?
Teams Rooms vs BYOM: Welke oplossing past bij jou?
In de moderne werkomgeving is er geen ontkomen aan: online videovergaderen heeft zijn intrede gedaan als onmisbaar communicatiemiddel. Deze groeiende trend wordt versterkt door het feit dat het afgelopen jaar het aantal Microsoft Teams-vergaderminuten met bijna 150% is gestegen. Bovendien laat de Microsoft Work Trend Index zien dat ruim 70% van de werknemers verlangt naar hybride werkomstandigheden.
Deze ontwikkelingen roepen de vraag op: welke vergaderoplossing past het beste bij jouw organisatie? We gaan daarom twee veelgebruikte opties, Teams Rooms en Bring Your Own Meeting (BYOM), vergelijken en bieden we inzichten en tips om de juiste keuze te maken.
Teams Rooms
Teams Rooms zijn geavanceerde vergaderruimtes die zijn uitgerust met verschillende hardware en software voor videoconferencing. Zo zijn er meestal een groot scherm, een camera, een microfoon en luidsprekers aanwezig. Teams Rooms zijn eenvoudig te gebruiken en bieden een optimale vergaderervaring voor iedereen, ongeacht technische kennis.
BYOM
BYOM staat voor Bring Your Own Meeting. Dit concept stelt deelnemers in staat om voor een vergadering hun eigen apparaat, zoals een laptop of smartphone, te gebruiken. Belangrijk hierbij is dat er geen gebruik wordt gemaakt van een vaste, voorgeconfigureerde Teams computer die onderdeel is van het videoconferentiesysteem in de vergaderruimte. In plaats daarvan hosten deelnemers de vergadering met hun eigen Teams applicatie op hun eigen laptop. Echter, de aanwezige camera, microfoon en geluidsvoorzieningen in de ruimte kunnen wel worden benut voor de vergadering. Dit biedt flexibiliteit en gemak, doordat deelnemers niet afhankelijk zijn van de apparatuur in de vergaderruimte.
Vergelijking van functionaliteiten
Teams Rooms zijn ontworpen met één doel: het eenvoudiger maken van vergaderingen. Deze ruimtes zijn voorzien van geïntegreerde technologie en audiovisuele apparatuur, waardoor vergaderingen zonder problemen verlopen. Met een Teams Room kan een vergadering met één druk op de knop worden gestart, zonder de noodzaak van ingewikkelde kabelverbindingen of tijdrovende configuraties. Het resultaat is een verbeterde audio- en videokwaliteit, waardoor communicatie effectiever en efficiënter wordt. Bovendien minimaliseert dit de kans op technische problemen en vermindert het de behoefte aan IT-ondersteuning.
Bring Your Own Meeting (BYOM) biedt een andere benadering. BYOM staat voor flexibiliteit en gemak, waarbij medewerkers hun eigen vertrouwde apparaten kunnen inzetten voor werkdoeleinden. Hierdoor voelen ze zich meer op hun gemak, wat de betrokkenheid en tevredenheid kan vergroten. BYOD kan ook leiden tot kostenbesparingen, aangezien de organisatie geen bedrijfsapparatuur hoeft aan te schaffen. Bovendien is er geen leercurve voor medewerkers, omdat ze al bekend zijn met hun eigen apparaten, wat de efficiëntie ten goede komt.
Het beste van twee werelden
Teams Rooms als ondersteuning voor BYOM
Teams Rooms in combinatie met BYOM werkt als een fluitje van een cent. Teams Rooms geeft top-notch ondersteuning, is een boost voor de samenwerking en verbetert de user experience. De Studio USB en R30 (camera/soundbar en microfooncombinaties) zijn ideale oplossingen voor Teams Rooms in combinatie met BYOM. Deze systemen hebben geen interne computer en zijn ontworpen om samen te werken met jouw eigen laptop. In tegenstelling hiermee zijn de X30, X50 en X70 videobars wel met ingebouwde Android-computers. Hoewel ze zonder laptop kunnen worden gebruikt in combinatie met een SMART Board, zijn ze ook te gebruiken met BYOM.
Tips voor de juiste keuze
De beslissing tussen Teams Rooms en BYOM wordt beïnvloed door verschillende factoren, zoals:
- De omvang van de organisatie: Voor grotere organisaties met talloze vergaderruimtes kunnen Teams Rooms de beste keuze zijn.
- Het budget: Houd rekening met je budget, want Teams Rooms zijn over het algemeen kostbaarder dan BYOM.
- De behoeften van de medewerkers: Overweeg wat je medewerkers nodig hebben. BYOM biedt flexibiliteit en gebruiksgemak, maar kan soms tot technische problemen leiden.