Teams Rooms, Room PC of BYOM: Welke oplossing past bij jou?
Je wilt vergaderingen soepeler laten verlopen, zeker als mensen op afstand meedoen. Maar welke technische opstelling past daarbij? Teams Rooms, BYOM en Room PC’s zijn drie verschillende antwoorden op dezelfde vraag. In dit artikel leggen we uit wat elk van die opties inhoudt en wanneer je voor welke kiest.
Wat is een Teams Room?
Een Teams Room is een vergaderruimte die volledig is ingericht voor videovergaderen. Denk aan een vast scherm, een camera, microfoon en luidsprekers, allemaal gekoppeld aan gecertificeerde Microsoft Teams-software. Je loopt de ruimte in, tikt op het scherm en de vergadering start. Geen laptop zoeken, geen kabel aansluiten, geen inlogproblemen.
Dat maakt Teams Rooms vooral aantrekkelijk voor organisaties met vaste vergaderruimtes die regelmatig worden gebruikt. Iedereen werkt met dezelfde opstelling en de kwaliteit van beeld en geluid is altijd gelijk, ongeacht wie er in de ruimte zit.
Wat is BYOM?
BYOM staat voor Bring Your Own Meeting. Je neemt je eigen laptop mee, start de vergadering via je eigen Teams-account en sluit aan op de camera, microfoon en luidsprekers die in de ruimte aanwezig zijn. Geen vaste computer, geen geconfigureerd systeem.
Het voordeel is flexibiliteit. Medewerkers werken met hun eigen apparaat en hun eigen instellingen. De vergadering ziet er voor iedereen vertrouwd uit omdat je gewoon je eigen Teams gebruikt. Tegelijk profiteer je van de betere hardware in de ruimte, zodat remote deelnemers je goed kunnen zien en horen.
BYOM werkt goed in organisaties waar medewerkers veel wisselen van ruimte of locatie en waar niet elke ruimte een volledige vaste installatie rechtvaardigt.
Wat is een Room PC?
Een Room PC zit tussen een Teams Room en BYOM in. Er staat een vaste pc in de vergaderruimte die vooraf is ingericht voor vergaderen. Je loopt naar binnen en alles staat klaar, geen eigen laptop nodig. Het verschil met een Teams Room is dat een Room PC draait op reguliere Teams-software in plaats van de gecertificeerde Teams Rooms-omgeving.
In de praktijk merken de meeste medewerkers daar weinig van. Ze zien gewoon Teams zoals ze dat kennen van hun eigen laptop. Voor organisaties die een consistente vaste opstelling willen zonder de volledige investering van een gecertificeerd Teams Rooms-systeem is een Room PC vaak de slimste keuze.
Wat past het beste bij jouw situatie?
Zowel Teams Rooms als BYOM als Room PC’s hebben elk hun eigen set voordelen. Welke het beste aansluit hangt af van de behoeften van je organisatie.
Teams Rooms
Teams Rooms vragen de grootste investering maar leveren de meest consistente ervaring op. Vergaderingen starten met één druk op de knop en er is geen afhankelijkheid van individuele laptops of instellingen. Dit is de sterkste keuze voor organisaties met drukbezochte vaste vergaderruimtes.
BYOM
BYOM is goedkoper om in te richten en biedt meer flexibiliteit. Het vraagt wel iets meer van medewerkers zelf. Als er iets misgaat moet iemand het zelf oplossen. Voor organisaties met wisselende werkplekken of kleinere budgetten is dit vaak de meest logische keuze.
Room PC's
Een Room PC is een goede tussenoplossing als je een vaste opstelling wilt zonder de volledige Teams Rooms-investering. Zorg wel dat de hardware voldoende specificaties heeft en dat de software vooraf goed is geconfigureerd zodat medewerkers er direct mee aan de slag kunnen.
Het beste van twee werelden
De drie opties sluiten elkaar niet uit. Veel organisaties combineren ze. Grotere vergaderzalen krijgen een volledige Teams Room, kleinere ruimtes worden ingericht voor BYOM en tussenruimtes draaien op een Room PC.
Een goed voorbeeld is Waterschap Rivierenland. De grote Rivierenlandzalen zijn uitgerust met Microsoft Teams Rooms voor stabiele hybride vergaderingen op bestuursniveau. De kleinere overlegruimtes draaien op een HP/Poly Studio X-serie met touchpanel. Die heeft een ingebouwde computer en draait standalone als volwaardige Teams Room, zodat medewerkers binnenlopen en direct kunnen starten. Twee verschillende opstellingen in één gebouw, afgestemd op het gebruik per ruimte.
Vergaderoplossingen bij Smartboard.nl
Smartboard.nl levert en installeert vergaderoplossingen voor zowel onderwijs als zakelijk gebruik. Of je nu één ruimte wilt inrichten of een heel kantoor voorzien van de juiste technologie, je krijgt advies op maat.
Lees meer over Microsoft Teams Rooms of bekijk het volledige aanbod op de pagina professioneel videovergaderen. Wil je persoonlijk advies? Neem vrijblijvend contact op voor een gratis gesprek.
Lees ook:
Tips voor betere videovergaderingen Praktische tips over audio, beeld en ruimte-inrichting voor videovergaderingen die echt goed werken.
Veelgestelde vragen | FAQ
Wat is het verschil tussen Teams Rooms en BYOM?
Bij Teams Rooms staat er vaste gecertificeerde hardware en software in de ruimte. Je loopt naar binnen en de vergadering start zonder dat je iets hoeft aan te sluiten. Bij BYOM neem je je eigen laptop mee en start je de vergadering zelf via je eigen Teams-account. Je gebruikt wel de camera en luidsprekers van de ruimte.
Wanneer kies je voor een Room PC?
Als je een vaste betrouwbare opstelling wilt zonder de volledige investering van een gecertificeerde Teams Room. Een Room PC is ook handig als medewerkers niet altijd een laptop bij zich hebben maar je ook geen volledig gecertificeerd systeem nodig hebt.
Kan je Teams Rooms en BYOM combineren in één organisatie?
Ja. Veel organisaties doen dat. Grotere vergaderzalen krijgen een volledige Teams Room, kleinere ruimtes worden ingericht voor BYOM. Zo pas je de investering aan op het gebruik per ruimte.
Werkt BYOM ook met Zoom of Google Meet?
Ja. BYOM is niet gebonden aan Teams. Zolang de hardware in de ruimte compatibel is kun je vergaderen via elk platform dat je zelf gebruikt.