Beter videovergaderen met BYOD Rooms, Room PC’s & Microsoft Teams Rooms
Videovergaderingen zijn tegenwoordig niet meer weg te denken in het bedrijfsleven. Ze stellen ons in staat om met collega’s en klanten over de hele wereld te communiceren, ook als we fysiek niet aanwezig kunnen zijn. Maar hoe zorg je ervoor dat je videovergaderingen goed verlopen en dat alle deelnemers zich betrokken voelen? We gaan drie manieren om videovergaderingen in vergaderruimtes te verbeteren aan je uitleggen, en we bekijken ook de voor- en nadelen van elke aanpak. Zo weet jij wat het beste is voor jouw organisatie.
Bring Your Own Device (BYOD) Rooms
BYOM, afgeleid van Bring Your Own Meeting, geeft deelnemers de vrijheid om tijdens vergaderingen hun persoonlijke apparaten, zoals laptops of smartphones, te gebruiken. Het onderscheidende kenmerk van BYOM is dat er geen gebruik wordt gemaakt van vooraf geconfigureerde Teams computers die deel uitmaken van het videoconferentiesysteem in de vergaderruimte. In plaats daarvan initiëren deelnemers de vergadering met hun eigen Teams applicatie op hun persoonlijke laptops. De ingebouwde camera’s, microfoons en geluidssystemen in de vergaderruimte worden nog steeds gebruikt. Deelnemers zijn dus niet afhankelijk van de apparatuur die in de vergaderruimte aanwezig is.
BYOD-kamers kunnen een goede oplossing zijn voor organisaties die een flexibele en toegankelijke manier zoeken om videovergaderingen te organiseren. Werknemers kunnen hun eigen laptop of tablet gebruiken, waardoor ze hun vertrouwde apparatuur en software gebruiken. Hoewel BYOD tot een aantal uitdagingen kan leiden, zoals gebruikersfouten en mogelijke IT-ondersteuning, biedt het ook enkele onmiskenbare voordelen.
Voordelen BYOD Rooms
Werknemers kunnen hun eigen apparatuur gebruiken, waardoor ze zich niet hoeven aan te passen aan een specifieke vergaderruimte.
Werknemers kunnen vertrouwde apparatuur en software gebruiken, waardoor ze sneller en gemakkelijker aan de slag kunnen.
BYOD-kamers zijn over het algemeen goedkoper dan andere oplossingen, omdat er geen speciale hardware of software nodig is.
Tips voor BYOD Rooms
Zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze hun apparatuur moeten aansluiten en gebruiken in vergaderruimtes. Houd de apparatuur ook up-to-date. Zorg ervoor dat de software en firmware van de vergaderruimteapparatuur up-to-date is om problemen te voorkomen.
Zorg ervoor dat de technologieën en apparaten in de vergaderruimte samenwerken met verschillende BYOD-apparaten. Ondersteun bijvoorbeeld populaire besturingssystemen en apparaten, en voeg schermspiegeling (screen mirroring) en bluetooth toe. Hierdoor kunnen deelnemers met diverse apparaten en platforms deelnemen aan de vergaderingen.
Om problemen met compatibiliteit te voorkomen, is het het beste om gecertificeerde apparatuur voor videovergaderingen in te zetten. Er is apparatuur gecertificeerd voor bijvoorbeeld Teams, Zoom, Google Meet of wellicht alle drie.
Room PC's voor vergadergemak
Room PC’s kunnen een goede oplossing zijn voor organisaties die een betrouwbare en gebruiksvriendelijke manier zoeken om videovergaderingen te organiseren.
Voordelen Room PC’s
Omdat de PC in de vergaderruimte specifiek is geconfigureerd voor videovergaderingen, worden veel gebruikersfouten voorkomen.
Omdat het gehele videovergadersysteem als set op de ruimte is afgestemd en gecertificeerd is als Teams Rooms systeem heb je geen last van compatibiliteitsproblemen.
BYOD-kamers zijn over het algemeen goedkoper dan andere oplossingen, omdat er geen speciale hardware of software nodig is.
Hoewel deze aanpak niet volledig vrij is van uitdagingen, biedt het organisaties de kans om de videovergaderervaring in vergaderruimtes te verbeteren door de nadruk te leggen op gebruiksgemak en efficiëntie.
Tips voor Room PC's
Zorg ervoor dat de Room PC’s over de juiste hardware specificaties beschikken om videovergaderingen te ondersteunen.
Zorg ervoor dat de Room PC’s zijn geconfigureerd met de juiste software en settings voor jouw organisatie.
Bied indien nodig trainingen aan zodat werknemers weten hoe ze Room PC’s moeten gebruiken.
Microsoft Teams Room (MTR)
Voor vergaderingen die vloeiend en zonder complicaties moeten verlopen, is er de MTR-oplossing. Een Microsoft Teams Room bestaat uit een speciale PC met gecertificeerde apparatuur en aangepaste software, waardoor vergaderingen een fluitje van een cent worden.
Tips van Microsoft Teams Rooms
Zorg ervoor dat de juiste hardware wordt ingezet die past bij de ruimte. Denk aan het bereik van de camera en microfoon, maar bijvoorbeeld ook voldoende dekking van de luidsprekers.
Zorg ervoor dat de Microsoft Teams Rooms zijn geconfigureerd met de juiste settings die passen bij de organisatie en ruimte.
Zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze Microsoft Teams Rooms moeten gebruiken door bijvoorbeeld een training aan te bieden.
Lees ook:
Zo haal jij het maximale uit Microsoft Teams
Hoe kun je zorgen voor effectieve communicatie en samenwerking? Er zijn waarschijnlijk meer mogelijkheden met Microsoft Teams dan..
Veelgestelde | FAQ
Wat is BYOD Rooms en hoe werkt het met SMART Boards?
BYOD Rooms (Bring Your Own Device) maakt het mogelijk om je eigen laptop of tablet draadloos te verbinden met een SMART Board. Zo kun je presentaties geven, bestanden delen en samenwerken zonder extra hardware. Meer over samenwerken met SMART Boards lees je op de MX Plus productpagina.
Welke videoplatforms werken met SMART Boards?
De SMART Boards zijn volledig compatibel met Microsoft Teams Rooms, Zoom en Google Meet. Door de ingebouwde iQ-software kun je direct starten met videovergaderen. Voor uitleg over het instellen van Teams Rooms bekijk de BYOD & Room PC pagina.
Kan ik aantekeningen maken tijdens een videovergadering?
Ja, met SMART Ink kun je notities toevoegen op het scherm, bestanden annoteren en deze opslaan. Dit werkt met PDF’s, Office-bestanden en webbrowsers. Meer informatie over SMART Ink vind je op de MX Plus pagina.
Heb ik een aparte computer nodig voor een Teams Room?
Niet altijd. Met de ingebouwde iQ-computer op SMART Boards kun je direct videobellen en presentaties geven. Voor specifieke software of grotere organisaties kan een Room PC handig zijn. Bekijk de mogelijkheden op de BYOD & Room PC pagina.
Waar vind ik uitleg van technische termen?
Voor een overzicht van veelgebruikte termen zoals BYOD, Room PC of iQ-software, bekijk de woordenlijst op SMARTBoard.nl.