Zo haal je meer uit Microsoft Teams
De meeste mensen gebruiken Teams voor een klein deel van wat het kan. Een vergadering starten, een bestand delen en klaar. In deze blog geven we praktische tips om het maximale uit Teams te halen.
Functies die je waarschijnlijk nog niet gebruikt
Teams heeft meer in huis dan de meeste mensen dagelijks gebruiken. Een paar functies die het verschil maken maar vaak over het hoofd worden gezien.
- Stuur de agenda vooraf in de vergaderchat in plaats van per mail. Iedereen ziet hem direct bij het joinen en je kunt er tijdens de vergadering naar terugverwijzen.
- Zet transcriptie aan via de vergaderopties. Teams schrijft dan automatisch mee wie wat zegt. De transcript vind je terug in de vergaderingschat en is ook de basis voor Copilot-samenvattingen als je die licentie hebt.
- Gebruik de handopsteeknop bij grotere groepen. De organisator ziet direct wie iets wil zeggen zonder dat mensen door elkaar praten.
Sneltoetsen die je dagelijks tijd schelen
Teams heeft een flinke lijst sneltoetsen. Een paar die je elke dag gebruikt schelen op den duur behoorlijk wat klikken en scrollen.
| Ctrl+E | Zoekbalk direct openen |
| Ctrl+Shift+M | Microfoon aan of uit |
| Ctrl+Shift+O | Camera aan of uit |
| Ctrl+Shift+K | Hand opsteken of laten zakken |
| Ctrl+Shift+spatiebalk | Scherm delen |
| Ctrl+Shift+H | Gesprek verlaten |
| Alt+/ | Volledig overzicht van alle sneltoetsen |
Via Alt+/ kun je de meeste sneltoetsen ook aanpassen als de standaard niet lekker zit.
Kanalen en chats overzichtelijk houden
Naarmate je in meer teams en kanalen zit wordt het overzicht snel minder. Met een paar instellingen houd je Teams bruikbaar zonder constant door meldingen te scrollen.
Pin de kanalen die je dagelijks gebruikt
Rechtsklik op een kanaal en kies Vastmaken. Het kanaal blijft bovenaan staan en verdwijnt niet tussen kanalen waar je maar af en toe iets in doet. Scheelt dagelijks zoeken.
Stel meldingen per kanaal apart in
Je hoeft niet van elk kanaal elke melding te zien. Ga naar de drie puntjes bij het kanaal, kies Kanaalmeldingen en stel in of je alle berichten wil zien of alleen de berichten waar je in wordt getagd. Nuttig voor kanalen die voor een ander team relevant zijn maar waarbij jij niet op elke update hoeft te reageren.
Gebruik @naam alleen als je een reactie nodig hebt
Iedereen die getagd wordt krijgt een melding. Bewaar @naam voor berichten waarbij je echt een reactie van die persoon nodig hebt, niet als standaard afsluiting van elk bericht. Dat houdt de meldingen voor iedereen behapbaar.
Gebruik de zoekfunctie als je iets niet terugvindt
Met Ctrl+E open je direct de zoekbalk. Je kunt daarin zoeken op berichten, bestanden, mensen en kanalen. Als je weet dat iets in een bepaald kanaal staat, typ dan /kanalen in de zoekbalk om direct naar een specifiek kanaal te springen.
Taken en projecten bijhouden
Teams is niet alleen voor vergaderen en chatten. Via de Planner-integratie beheer je taken en projecten direct vanuit Teams, zonder te hoeven wisselen naar een apart programma.
Planner voor gedeelde taken
Via het Planner-tabblad in een kanaal maak je taken aan, wijs je ze toe aan teamleden en stel je deadlines in. Iedereen in het team ziet de voortgang in een overzichtelijk bord. Handig voor projecten waarbij meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen.
To-do voor persoonlijke taken
Naast Planner heeft Teams een persoonlijke To-do-lijst die je bijhoudt los van het team. Taken die aan jou worden toegewezen in Planner verschijnen automatisch ook in je To-do-lijst. Zo heb je altijd een overzicht van wat er van jou wordt verwacht, ook over meerdere projecten heen.
Whiteboard voor visuele samenwerking
Teams heeft een ingebouwd digitaal whiteboard dat je kunt openen tijdens een vergadering of los ervan. Je kunt er samen schetsen, ideeën uitwerken en concepten visualiseren in realtime. Handig voor brainstormsessies waarbij een tekstchat of presentatie niet genoeg is. Het whiteboard wordt automatisch opgeslagen en is later terug te vinden in de vergaderingschat.
Wat Copilot in Teams inmiddels kan
Als je organisatie een Microsoft 365 Copilot-licentie heeft, doet Teams tegenwoordig meer dan alleen vergaderingen faciliteren. Copilot analyseert wat er gezegd wordt en helpt je met samenvattingen, actiepunten en notities. Hieronder drie functies die direct tijd schelen.
Live samenvatting tijdens de vergadering
Tijdens een vergadering kan Copilot live meeluisteren en op verzoek een samenvatting geven van wat er tot dat moment is gezegd. Handig als je zelf te laat aansloot of even niet hebt opgelet. Je vraagt het op via de Copilot-knop in de vergaderbalk.
Actiepunten en samenvatting na afloop
Na de vergadering staat er automatisch een overzicht klaar met de belangrijkste punten en genoemde actiepunten, gekoppeld aan het transcript. Dat scheelt tijd bij het uitschrijven van notulen en voorkomt dat actiepunten verdwijnen.
Copilot Notebooks voor meerdere vergaderingen
Inmiddels kun je vergaderingen toevoegen aan een Copilot Notebook. Daarmee kun je vragen stellen over meerdere vergaderingen tegelijk, in plaats van transcript voor transcript door te zoeken. Nuttig als je een beslissing of afspraak terugzoekt die in een van de afgelopen weken is gemaakt.
Lees ook:
Microsoft Teams en het SMART Board
Zo haal je meer uit Teams met een SMART Board in de vergaderruimte.
Veelgestelde vragen | FAQ
Een laptop met Teams is een begin, maar in een vergaderruimte bepaalt de hardware de kwaliteit. Een goede microfoon die de hele tafel dekt, een camera met een breed beeldveld en een scherm groot genoeg voor iedereen in de ruimte maken het verschil. Zonder die basis horen remote deelnemers de helft niet en zien ze een klein beeld van één persoon.
Op een laptop start één persoon de vergadering en deelt zijn scherm. Een Teams Rooms-systeem staat vast in de ruimte, heeft een eigen camera, microfoon en touchpanel en wordt gedeeld door iedereen die de ruimte gebruikt. Je start de vergadering met één tik en bent direct verbonden, zonder kabels of inloggen.
Een videobar combineert camera, microfoon en speaker in één apparaat en is geschikt voor kleine tot middelgrote vergaderruimtes. Voor grotere ruimtes zoals een boardroom of vergaderzaal met meer dan acht mensen volstaat een videobar vaak niet. Daar is een losse camera met plafondmicrofoons een betere oplossing.
Dat hangt af van wat er al staat. Veel losse camera's en microfoons zijn via USB aan te sluiten en werken direct met Teams. Voor een volwaardige Teams Rooms-opstelling heb je gecertificeerde hardware nodig. In een adviesgesprek kijken we wat er al staat en wat er eventueel vervangen moet worden.