Vergaderruimte inrichten met scherm, camera en audio
Advies, levering en installatie door ons eigen team
Vergaderruimte inrichten met scherm, camera en audio
Advies, levering en installatie door ons eigen team
Begin bij hoe jullie vergaderen
Een vergaderruimte werkt als je binnenloopt, je laptop deelt en kunt beginnen. Zonder eerst een kabel te zoeken of een collega te bellen die weet hoe het scherm aangaat.
Welke set past hangt af van hoe jullie vergaderen. Een kort teamoverleg met vier mensen vraagt iets anders dan een bestuursvergadering met tien mensen aan tafel en vijf online. Daar beginnen we mee. Daarna adviseren we de set, installeren we die en blijven we je aanspreekpunt.
Scherm, delen en geluid
Als een vergadering stroef loopt ligt het meestal aan een van deze drie. Iemand leest het scherm niet, de laptop wil niet verbinden of online verstaat niemand wat er gezegd wordt.
Scherm
Bepaal eerst of jullie alleen naar het scherm kijken of er ook op werken. Voor presenteren is een display genoeg. Wil je schrijven en aantekeningen bewaren, dan kies je een interactief scherm. Welk formaat past hangt af van de afstand tot de achterste stoel. In onze tabel per formaat zie je welke afstand bij welk scherm hoort.
Delen en starten
Je deelt je laptop met een USB-C- of HDMI-kabel op tafel of draadloos naar het scherm. Een SMART Board heeft schermdeling ingebouwd, dus daar heb je geen extra apparaat voor nodig. De vergadering start je vanaf het scherm zelf of met een touchpanel op tafel.
Komen er vaak externe gasten, dan maakt Barco ClickShare delen met één knop nog makkelijker.
Geluid en camera
Online deelnemers accepteren een minder scherp beeld eerder dan een collega die ze niet verstaan. In een kleine of middelgrote ruimte is een videobar met camera, microfoons en speakers vaak genoeg. Aan een grotere tafel zorgen plafond- of tafelmicrofoons dat iedereen even goed te horen is. Meer hierover lees je bij vergaderaudio.
Zo richten we je vergaderruimte in
Uit de praktijk bij Waterschap Rivierenland
Waterschap Rivierenland vergadert elke dag. Van een kort projectoverleg tot een formele bestuursvergadering met deelnemers op afstand.
In de Rivierenlandzalen installeerden we Microsoft Teams Rooms met zes Canon 4K PTZ-camera’s en Shure-plafondmicrofoons. De tafelmicrofoons zijn gekoppeld aan de camera’s. Wie praat komt automatisch in beeld.
De kleinere overlegruimtes kregen een videosysteem uit de HP Poly Studio X-serie met touchpanel. Eén druk op de knop en de vergadering start.
Hybride vergaderen en Microsoft Teams Rooms
In een hybride vergadering zitten de mensen online snel op achterstand. Ze zien een half beeld van de tafel en missen wat aan de andere kant gezegd wordt. Welke oplossing dat verhelpt hangt af van hoe jullie vergaderen.
Teams Rooms
Met Teams Rooms heeft de ruimte een eigen account in Microsoft Teams. Nodig je de ruimte uit, dan start de vergadering met één druk op het touchpanel. Een uitnodiging voor Zoom, Webex of Google Meet open je daar ook. Welke licentie je nodig hebt lees je in ons overzicht van de Teams Rooms-licenties.
Met je eigen laptop
Start je vergaderingen liever vanuit je eigen account, dan werkt BYOM. Je sluit je laptop aan en gebruikt de camera, microfoons en speakers van de ruimte. Dat kan met Teams, Zoom of Google Meet. Het verschil met Teams Rooms en een Room PC lees je in onze vergelijking.
Bestaande ruimte vernieuwen
Je kunt een bestaande vergaderruimte stap voor stap uitbreiden of in één keer vernieuwen. Denk aan een nieuwe videobar of extra microfoons. Heb je een Poly Studio X30, X50 of X70, dan stap je via onze inruilactie over op de nieuwe generatie die gecertificeerd is voor Teams Rooms.
Waar let je op bij het inrichten van een vergaderruimte?
Vijf punten die je het best regelt voordat er iets aan de muur hangt.
Aantal deelnemers
Ga uit van het maximale aantal mensen aan tafel en tel mee wie er online aanschuift.
Plaats van het scherm
Hang het scherm aan de korte kant van de tafel zodat niemand hoeft te draaien. Vermijd een wand tegenover een raam.
Camera
Zet de camera direct boven of onder het scherm. Dan kijken online deelnemers de mensen aan tafel aan.
Akoestiek
Glazen wanden en een harde vloer geven galm die microfoons oppikken.
Kabels en verlichting
Regel stroom en netwerk achter het scherm voordat de wand dicht gaat. Licht van voren maakt gezichten beter zichtbaar voor de camera.
Laat ons meekijken naar je ruimte
Vertel ons hoeveel mensen er vergaderen en stuur een foto of plattegrond mee. We komen terug met een voorstel voor scherm, camera en audio.
Probeer het eerst in de showroom
Plan een demo in onze showroom in Houten of Amsterdam, of online. Neem gerust een plattegrond van je ruimte mee.
Veelgestelde vragen over vergaderruimtes
Dat hangt af van de afstand tot de achterste stoel en van wat je laat zien. Een 75 inch scherm is voor gewone tekst leesbaar tot ongeveer 5,6 meter. Voor details zoals een spreadsheet is dat ongeveer 3,7 meter. De afstanden voor andere formaten staan op onze pagina over het presentatiescherm.
De MX Plus is gemaakt voor vergaderruimtes waar groepen vaak samenkomen om informatie te delen. Hij heeft ingebouwde speakers en een microfoonarray. De QX Pro heeft daarnaast een ingebouwde camera, zodat je een vergadering in Teams, Zoom of Google Meet direct vanaf het scherm start. Die is gemaakt voor grotere ruimtes en hybride vergaderen. Wil je vooral presenteren en schrijven, dan past de GX Plus. Alle verschillen lees je in onze vergelijking van de drie series.
Ja. Met BYOM sluit je je eigen laptop aan en gebruik je het platform dat je wilt. Een Teams Rooms-systeem kan ook deelnemen aan vergaderingen in Zoom, Webex en Google Meet. Welke opzet bij jullie past lees je in onze vergelijking.
Ja. We breiden een bestaande ruimte uit met bijvoorbeeld een videobar, draadloos delen of plafondmicrofoons. Wil je alles in één keer vernieuwen, dan kan dat ook. We kijken samen wat bij jullie ruimte past.
Een scherm dat iedereen kan lezen, draadloos delen en goed geluid. Vergader je hybride, dan komen daar een camera en een bekabelde internetverbinding bij.
Dat hangt af van de grootte van de ruimte en wat je nodig hebt. Een scherm met draadloos delen is een andere investering dan een complete hybride ruimte met camera, audio en installatie. We maken een offerte op basis van jullie ruimte en hoe jullie vergaderen. Bel 038 420 90 92 of mail info@smartboard.nl.