Reserveringssysteem vergaderruimte via Teams
Boeken vanuit je agenda, altijd overzicht
Reserveringssysteem vergaderruimte via Teams
Boeken vanuit je agenda, altijd overzicht
Hoe het in de praktijk misgaat
In een hybride werkomgeving weet niet iedereen altijd welke vergaderruimte beschikbaar is. Dubbele boekingen, mensen die binnenlopen terwijl er al vergaderd wordt, ruimtes die leeg blijven terwijl ze wel gereserveerd staan. Dat zijn de meest voorkomende frustraties die we horen bij organisaties die nog geen centraal systeem hebben.
Met kamerreservering via Microsoft Teams lost dat zich op. Je boekt vanuit je agenda in Teams of Outlook, ziet direct welke ruimtes beschikbaar zijn en de boeking loopt automatisch synchroon voor iedereen in de organisatie.
Hoe werkt kamerreservering in Teams?
Je opent je agenda in Teams of Outlook, kiest een tijdstip en klikt op ruimte toevoegen. Je ziet meteen welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en selecteert de kamer. Zodra je de uitnodiging verstuurt is de ruimte geboekt.
Omdat Teams gekoppeld is aan Outlook en Exchange loopt alles automatisch synchroon. Je hoeft niks dubbel te doen of aparte systemen te openen. En omdat boeken via je bestaande Microsoft 365-abonnement werkt heb je geen aparte software of extra kosten nodig voor de basisfunctionaliteit.
Microsoft Places: ruimtes vinden op een nieuwe manier
Sinds april 2026 heeft Microsoft de reserveringsfunctionaliteit uitgebreid via Microsoft Places. Via Places Finder zoek je op beschikbaarheid, capaciteit en locatie, met extra informatie zoals plattegronden en een overzicht van beschikbare technologie in de ruimte. Handig als je meerdere vergaderruimtes op verschillende locaties hebt.
Losse werkplekken en flexplekken reserveren valt ook onder Microsoft Places, maar dat is een apart onderdeel van Microsoft 365 los van vergaderruimtereservering.
Een paneel bij de deur
Naast boeken via je agenda maak je de status van een ruimte ook zichtbaar bij de ingang, met een Microsoft Teams Panel. Voorbijgangers zien direct of een ruimte vrij of bezet is zonder dat ze een agenda hoeven te checken.
Wil je ook de vergadering zelf bedienen vanuit de ruimte, dan is de HP Poly TC10 een touch console waarmee je met één tik start en die camera, microfoon en volume regelt. Het verschil met het paneel bij de deur: het paneel laat van buiten zien of de ruimte bezet is, de TC10 staat in de ruimte en is bedoeld om de vergadering te starten en te bedienen.
In de praktijk
Bij Waterschap Rivierenland hebben we complete Teams Rooms opstellingen ingericht in grote vergaderzalen en kleinere overlegruimtes, met een HP Poly TC9 als touchcontroller, Canon PTZ-camera’s, Shure microfoons en LG schermen tot 110 inch. De agenda, de ruimte en de techniek moeten daarbij naadloos op elkaar aansluiten.
De voordelen van een reserveringssysteem
Altijd overzicht
Je ziet precies welke vergaderruimtes op welk moment bezet of beschikbaar zijn, ook als je niet op kantoor bent. Handig voor facilitair beheer en voor collega's op een andere verdieping of locatie.
Geen dubbele boekingen
Alles loopt centraal via Teams en Outlook. Wie een ruimte boekt ziet direct of die al bezet is. De tweede boeking op hetzelfde tijdstip krijgt automatisch een melding.
Direct zichtbaar bij de deur
Met een paneel bij de ingang zie je in één oogopslag of een ruimte vrij of bezet is zonder je agenda te checken.
Werkt met wat je al hebt
Boeken via Teams en Outlook zit al in de meeste Microsoft 365-abonnementen. Je hoeft geen nieuw systeem te implementeren of mensen opnieuw te laten inloggen.
Alles werkt samen met het SMART Board
Heb je een SMART Board in de ruimte staan dan gebruik je die zodra de vergadering begint. Je start Teams met één tik op het bord, deelt je scherm of werkt samen op het whiteboard. Wat een SMART Board precies toevoegt aan een Teams-vergadering lees je in Wat een SMART Board toevoegt aan Teams.
Veelgestelde vragen | FAQ
Nee, je hebt geen aparte software nodig. Reserveren gaat via je Teams- of Outlookagenda, die is standaard gekoppeld aan de vergaderruimtes in je organisatie. Een paneel bij de deur of een touch console in de ruimte is een optionele toevoeging, geen vereiste.
Ja. Teams en Outlook gebruiken dezelfde agenda en dezelfde ruimtes, een boeking die je in Outlook maakt zie je ook in Teams en andersom.
Boeken via Teams en Outlook kost niks extra's, dat zit al in de meeste Microsoft 365-abonnementen. Kies je voor een fysiek paneel bij de deur, dan komen daar kosten voor het apparaat en de licentie bovenop. Neem contact op voor een prijsopgave op maat.
Standaard krijgt de tweede boeking een melding dat de ruimte al bezet is, de eerste boeking blijft staan. Dit is een instelling die je beheerder kan aanpassen, check dit bij twijfel binnen je eigen organisatie.
Voor kleinere vergaderruimtes werkt het systeem hetzelfde als voor grote ruimtes. Losse werkplekken of flexplekken vallen onder Microsoft Places, dat is een apart onderdeel van Microsoft 365 en geen vergaderruimte-reservering.
Nee, boeken via Teams en Outlook is voor mensen binnen je eigen organisatie. Wil een externe gast een ruimte, dan boekt iemand intern die voor diegene.
Het paneel bij de deur laat aan de buitenkant zien of een ruimte vrij of bezet is. De TC10 staat in de ruimte zelf en is bedoeld om de vergadering te starten en te bedienen, twee verschillende apparaten met een ander doel.